Odkedy používam Kalendár Google, je to chrbtica toho, ako si plánujem deň a týždeň. Je to aplikácia, ktorú otvorím, keď začínam deň, a posledná aplikácia, ktorú používam pred spaním, aby som zablokovala ďalší deň.
Pomáha mi to blokovať všetko od pracovnej doby až po úlohy. Používam ho na sledovanie zvykov a riadenie všetkých mojich rôznych termínov.
Spôsob, akým túto aplikáciu používam, sa v priebehu rokov niekoľkokrát zmenil, no rovnako aj aplikácia a väčšina týchto zmien skutočne zlepšila moju rutinu.
Tieto tiché inovácie sa nemusia nevyhnutne dostať na titulky, ale aktívni používatelia si ich určite všimnú a všetky zohrali úlohu v tom, že mi pomohli ľahšie spravovať môj rozvrh.
Povedal by som, že zmenili spôsob, akým používam Kalendár Google. Zo všetkých vecí, ktoré som zmenil, mali tieto štyri vylepšenia najväčší vplyv.
Použil som svoj Kalendár Google na štruktúrovanie dňa na týždeň – takto to zmenilo moje rutiny
Prekvapivo som mohol zostať väčšinou pri svojich letných prácach
Používanie sekundárnych časových pásiem na inteligentnejšie plánovanie v rôznych regiónoch
Použitie dvoch časových pásiem odstraňuje dohady z plánovania
Pracujem s tímami v rôznych regiónoch, takže plánovanie stretnutí a dokonca aj rýchle dobiehanie môže znamenať veľa manuálnych rozhovorov.
Zvyčajne som kontroloval svetový čas, zapisoval si odchýlky do poznámok a dúfal, že som presne vypočítal časové pásma. Kalendár Google má menej známu funkciu, ktorá to vyriešila za mňa.
Môžete pridať sekundárne časové pásmo, ktoré sa zobrazí vedľa vášho primárneho v mriežke kalendára. Vedie po strane denného zobrazenia, takže môžete vždy vidieť dve časové osi súčasne.
To zmení spôsob, akým plánujete veci pri práci v rôznych časových pásmach. Namiesto hádania alebo konvertovania v hlave to môžete začať vidieť priamo tam.
Presne viete, kedy sa váš pracovný čas prekrýva s niekým iným. To má hmatateľný vplyv na veci, pretože prestanete organizovať stretnutia alebo telefonovať v neprimeraných hodinách pre druhú osobu.
Je to dosť jednoduché, ale formuje vaše každodenné rozhodovanie viacerými spôsobmi, pretože vám poskytuje vizuálnu indikáciu času v rôznych regiónoch.
To je obzvlášť účinné, keď váš plán zahŕňa veľa asynchrónnej komunikácie.
Premena úloh na časové bloky namiesto toho, aby ste ich považovali za úlohy
Ako blokovanie času pre úlohy zastaví nadmerné zaväzovanie a zmeškané termíny
Úlohy Google nie sú novinkou, ale spôsob, akým sa integrujú s Kalendárom Google, zmenil spôsob, akým riadim svoju pracovnú záťaž.
Väčšina ľudí zaobchádza s úlohami ako s plávajúcimi pripomienkami, ktoré sú určené na nejednoznačné riešenie, ale o ktorých sa má rozhodnúť počas dňa. Problém je v tom, že keď sa vznášajú okolo seba, znamená to, že až príliš často sa práca nekoná.
Udalosti v kalendári sú opakom toho. Ukazujú vám presne, aký nabitý už máte deň.
Začal som používať blokovanie času úloh, ktoré je už dostupné v Kalendári Google. Namiesto toho, aby som vytvoril úlohu a nechal ju v zozname, priradím jej časový blok zamerania.
Úloha sa tak v zobrazení kalendára zobrazí ako vyplnený obdĺžnik. Má čas začiatku a čas ukončenia rovnako ako stretnutie.
Výsledkom je presnejšie plánovanie. Keď úlohy sú v pláne, môžete okamžite vizuálne vidieť, aké úlohy je potrebné zabaliť do akého času.
To vám tiež umožňuje lepšie prispôsobiť vaše pracovné očakávania. Napríklad nechávam ďalších pätnásť minút na úlohu len preto, že môže dôjsť k oneskoreniu. To mi tiež pomáha vyriešiť problém, že si toho naberám priveľa a nedostávam termíny.
Najlepšia časť integrácie je, že úlohy sú naďalej flexibilné. Môžete ich pretiahnuť, ako chcete.
Ak schôdza trvá príliš dlho, môžete úlohu posunúť nadol. A ak niečo dokončíte skôr, môžete to jednoducho stiahnuť do skoršieho slotu.
Poskytuje vám realistickejšiu predstavu o úlohách, ktoré máte po ruke, o čase, ktorý vám zostáva počas pracovného dňa, a o tom, ako optimálne všetko zabaliť pred koncom pracovného dňa.
Používanie plánovania stretnutí na obmedzenie koordinácie
Jednoduchý nástroj na plánovanie, ktorý znižuje kognitívnu záťaž a udržiava váš týždeň organizovaný
Jednou z najviac prehliadaných funkcií v Kalendári Google je plánovanie stretnutí. Nie je to úplne rovnaké ako mať otvorené okno na zablokovanie kalendára.
Namiesto toho vytvoríte časový blok dostupnosti a Kalendár Google vygeneruje stránku rezervácie, ktorú môžu ostatní použiť na výber miesta.
Keď si vyberú čas, udalosť sa okamžite zobrazí vo vašom kalendári a slot sa zatvorí. Nie je potrebné vracať sa tam a späť, ani hádať.
Začal som používať túto funkciu na nastavenie všetkých svojich individuálnych hovorov a zmenilo to množstvo času, ktoré strávim koordináciou.
Či už ide o rýchle stretnutie alebo konzultáciu, alebo len o plánovanie, odkaz robí prácu za mňa. Pravidlá musím nastaviť len raz.
Môžem definovať trvanie a nastaviť časové limity, a to je všetko. Keď skončím, nemusím robiť nič iné. Kalendár Google robí ťažkú prácu za mňa.
Táto funkcia je užitočná najmä pre niekoho, kto rád pracuje s ľuďmi v rôznych časových pásmach.
Osoba, ktorá si rezervuje slot, ho vidí vo svojom miestnom čase, čo eliminuje problémy s konverziou. Tiež udržiava môj osobný rozvrh zarovnaný, pretože rešpektuje moje existujúce záznamy v kalendári. Ak už mám niečo rezervované, plánovací nástroj tento slot jednoducho nezobrazí.
Je to veľká pomoc pri znižovaní kognitívnej záťaže, pretože plánovač sleduje čakajúce hovory a ich logistiku.
Myslím na stretnutie len vtedy, keď je v mojom kalendári, a toto duševné odlúčenie mi pomohlo získať späť kontrolu nad svojím časom.
Používanie farebne odlíšených kalendárov pre lepšiu organizáciu
Farebný systém, ktorý odhaľuje vzory v tom, ako skutočne pracujete
Väčšina ľudí používa farby v Kalendári Google na oddelenie kategórií, ako je práca, osobné alebo rodinné. A to je prípad fair use. Tak som to na začiatku používal. Ale teraz som začal používať farby na lepšie označenie druhu práce, ktorú potrebujem urobiť.
Napríklad hlboká práca, ktorá si vyžaduje veľa sústredenia, dostane špecifickú farbu, kým úlohy založené na spolupráci dostanú inú. Tak aj pochôdzky alebo cestovanie. To mi pomohlo sledovať vzorce toho, ako skutočne pracujem, a lepšie optimalizovať svoj deň.
V druhej polovici dňa som energickejší, takže som si teraz naplánoval úlohy viac v súlade s pomalými ránami v prvej polovici dňa.
Navyše mi to dáva pohľad. Takže ak je deň plný sýtočervených, tvrdých časových blokov, úplne sa vyhnem plánovaniu hovorov.
Menej známe funkcie Kalendára Google, ktoré skutočne zlepšujú vašu organizáciu času
Kalendár Google je bezpochyby skvelá aplikácia pre kalendár. Ale na očiach sú skryté funkcie, ktoré môžu výrazne zlepšiť spôsob, akým si na ne zvyknete.
Pridanie niečoho takého základného, ako je sekundárne časové pásmo, prináša prehľadnosť medziregionálneho plánovania. Premena úloh na časové bloky vám poskytne oveľa realistickejší pohľad na vaše osobné pracovné zaťaženie.
Podobne aj plánovanie stretnutí obmedzuje koordinačné správy, takže sa môžete viac sústrediť na samotnú prácu. A napokon, ak budete postupovať podľa schémy farebného kódovania na základe aktuálnej úlohy, pomôže vám to objaviť vzory počas týždňa a ešte viac optimalizovať, ako pracujete.
Žiadna z týchto funkcií nie je príliš propagovaná, ale pohodlne menia vaše používateľské návyky. Navyše, keď ich začnete používať, je ťažké sa vrátiť späť, pretože vám pomáhajú robiť lepšie rozhodnutia pri plánovaní dňa.
