Vaša osobná produktivita môže závisieť od vašich jedinečných potrieb, osobnosti a okolností, ale stále existujú všeobecné „zákony“ upravujúce riadenie času a potenciálny výstup, ktoré platia takmer pre každého – napríklad skutočné „zákony“ pomenované po ľuďoch, ktorí ich vymysleli. Ekonómovia, filozofi a vedci strávili veľa času skúmaním toho, aké praktiky robia človeka produktívnejším. Tu je prehľad všetkých pravidiel, ktoré nám výskum poskytol.
Yerkesov-Dodsonov zákon
Yerkes-Dodsonov zákon hovorí, že človek je najproduktívnejší, keď ho tlačí správne množstvo stresu – ani príliš veľa, ani príliš málo. Modeluje vzťah medzi úrovňami stresu a výkonom, výsledkom čoho je prevrátená krivka v tvare U na kvadrante. Naprieč osou X máte naľavo momenty s nízkym stresom, napravo momenty s vysokým stresom a vrchol produktivity v strede. Os Y zobrazuje váš špičkový výkon v hornej časti, ktorý je v súlade s obdobiami, keď máte za prácou tú správnu dávku stresu.
To znamená, že by ste si na vykonanie úlohy nemali dávať príliš veľa času, no rozhodne by ste nemali čakať na poslednú chvíľu. Spôsob, ako to urobiť, je vytvoriť vzduchotesné zoznamy úloh. Vyskúšajte metódu 1-3-5, vďaka ktorej zostavíte svoj deň podľa jednej hlavnej úlohy, troch stredne veľkých a piatich malých. Rozdelením dňa a jeho správnym načasovaním sa môžete uistiť, že sa všetko spraví vtedy, keď je to potrebné, a optimalizovať svoj stres na počesť psychológov Roberta Yerkesa a Johna Dillinghama Dodsona.
Parkinsonov zákon
Parkinsonov zákon je ďalším zákonom, ktorý určuje, ako dlho by ste mali venovať danej úlohe. V skutočnosti ide ruka v ruke s Yerkes-Dodsonom, pretože hovorí, že čím dlhšie sa niečomu venujete, tým dlhšie vám bude prirodzene trvať, kým to urobíte. C. Northcote Parkinson ju spopularizoval v roku 1955 v eseji pre The Economist, pričom dospel k záveru, že úlohu v konečnom dôsledku budete odkladať alebo príliš skomplikovať a naťahovať ju tým, že na nej nebudete dostatočne pracovať alebo na nej budete pracovať príliš dlho.
Tu vám pomôže uprednostniť svoje úlohy a dôkladne si naplánovať dni a týždne. Menšie okno na prácu na naliehavých úlohách zvýši naliehavosť a viac vás zosúladí s vrcholom Yerkes-Dodson. Vopred si naplánujte týždne pomocou techník stanovovania priorít, ako je Eisenhowerova matica a dávkovanie úloh, pričom premýšľajte o tom, kedy budete mať tú správnu dávku naliehavosti, aby ste sa motivovali k vykonaniu každej úlohy.
Keď si to vopred naplánujete, skúste si skrátiť čas, ktorý si na robenie vecí dávate. Ak má byť projekt dokončený o týždeň, nedávajte si na to celý týždeň. Namiesto toho si dajte osobný termín päť alebo dokonca štyri dni odteraz. Stanovenie súkromných termínov pred tými skutočnými je dobrý spôsob, ako dať svojej práci určitú naliehavosť a zároveň ponechať malý priestor na pohyb v prípade, že nedokončíte svoj osobný termín. Zabráni vám to otáľať alebo sa na konci príliš zapliesť do rušnej práce.
Illichov zákon
Tretí zákon tu varuje pred tou istou vecou ako prvé dva: Nemali by ste mať príliš veľa času na prácu na jednej veci. Dôvody všetkých troch zákonov sú však odlišné, čo znamená, že riešenia na ich prekonanie sú tiež jedinečné. Illichov zákon alebo zákon klesajúcich výnosov hovorí, že po chvíli práce klesá vaša produktivita. Nakoniec to dopadne negatívne, čo znamená, že vaša práca už ani nie je dobrá. V najlepšom prípade chrlíte niečo, čo nie je ideálne. V najhoršom prípade stratíte viac času v budúcnosti tým, že to budete musieť prerobiť.
Aby ste to porazili, nielen skrátiť svoje termíny na boj proti Parkinsonovmu zákonu; skráťte, ako dlho musíte pracovať na každej úlohe vo svojom zozname úloh. Pomocou softvéru na sledovanie času alebo jednoduchej tabuľky po dobu dvoch týždňov sledujte, ako dlho vám zvyčajne zaberú vaše bežné povinnosti, ako aj to, kedy sa začnete nudiť alebo sa začnete cítiť neproduktívne. Po dvoch týždňoch skráťte čas, ktorý venujete každej úlohe, ideálne presne na to, ako dlho vám trvá, kým sa začnete nudiť alebo nebudete produktívni. V medzerách, ktoré sa objavia vo vašom rozvrhu, si urobte prestávky. Čo Yerkes-Dodson a Parkinsonov zákon úplne nezohľadňujú, je hodnota prestávok v produktivite. Dať si stanovený čas na prácu a čas na oddych je základom všetkých druhov metód produktivity, pretože syndróm vyhorenia zabíja výstup. Po troche osobného času sa vždy môžete (a mali by ste) vrátiť do práce.
Carlsonov zákon
Nakoniec, štvrtý zákon, Carlsonov zákon, je celý o tom, ako pracujete, nie o tom, koľko pracujete. Švédsky ekonóm Sune Carlson tvrdil, že prerušovaná práca je vždy menej efektívna a časovo náročnejšia ako neprerušovaná práca. Ak ste rozptýlení, vaša práca bude mať horšiu kvalitu a bude trvať dlhšie – a ako môžete povedať, práca, ktorá trvá dlhšie, nie je dobrá z rôznych dôvodov.
Rovnako ako ostatné zákony, trikom na dosiahnutie tohto cieľa je starostlivo naplánovať každý deň. Nielenže si musíte naplánovať svoj deň na základe toho, čo je potrebné urobiť a ako dlho to bude trvať, ale aj podľa toho, kedy to všetko môžete rozumne urobiť bez rozptyľovania. Časový box alebo prax naplánovať si každú minútu dňa v kalendári a všetko na minútu zablokovať je základom v podstate každého tipu na zvýšenie produktivity.
V súlade s Illichovými a Carlsonovými zákonmi by ste mali mať na pamäti nielen to, že by ste si mali venovať menej času na prácu, ako si myslíte, že potrebujete, ale mali by ste toto skrátenie odrážať aj vo svojich časových schránkach. Keď to urobíte, uvidíte, že sa vo vašom dennom kalendári začnú objavovať medzery alebo prestávky. Objímte ich. Prestávky sú základom produktivity, preto by ste ich mali plánovať rovnako vážne ako svoju prácu.
Nakoniec, keď sa snažíte poraziť Carlsonov zákon, mali by ste urobiť ďalší krok a zabezpečiť, aby si váš teraz podrobný kalendár mohli pozrieť ostatní vo vašej organizácii alebo ktokoľvek, kto by vás mohol vyrušiť. Ak je pravdepodobné, že budete v určitom čase rozptýlení, nesnažte sa vtedy pracovať na ničom dôležitom; počkajte, kým sa mu budete môcť plne venovať. Navyše nikdy nerobte viac vecí naraz. Nemôžete robiť dve veci naraz. To je len ďalšia forma rozptýlenia. Prechádzajte z práce do úlohy, jeden po druhom, aby ste sa uistili, že ste efektívni vo všetkých z nich.
