Tento príspevok vám prinášame v platenom partnerstve s QuickBooks
Cloudový prístup znamená, že účtovný softvér beží úplne online, pričom údaje sú uložené na vzdialených serveroch a nie na lokálnych počítačoch. Tímy sa prihlásia cez webový prehliadač, aby mohli spolupracovať zo zdieľaného súboru údajov v reálnom čase. To eliminuje konflikty verzií, odstraňuje potrebu posielať súbory e-mailom a zaisťuje, že všetci uvidia rovnaké informácie.
QuickBooks Online tiež obsahuje povolenia na základe rolí, automatické aktualizácie a šifrovanie, vďaka čomu je spolupráca na diaľku konzistentnejšia a bezpečnejšia.
Kľúčové veci
Cloudový prístup umožňuje tímom pracovať v reálnom čase z akéhokoľvek miesta Povolenia založené na rolách chránia citlivé finančné údaje Automatické aktualizácie odstraňujú potrebu miestnej údržby
Čo je cloudový prístup pre účtovné systémy?
Cloudový prístup znamená, že účtovný softvér beží úplne online, pričom údaje sú uložené na vzdialených serveroch spravovaných poskytovateľom softvéru, a nie na jednom počítači alebo kancelárskom serveri. Používatelia sa prihlasujú cez webový prehliadač alebo mobilnú aplikáciu a pracujú zo zdieľaného súboru údajov, ktorý sa aktualizuje v reálnom čase.
Poskytovateľ je zodpovedný za aktualizácie, zálohy, bezpečnostné záplaty a údržbu infraštruktúry. To odstraňuje potrebu manuálneho prenosu súborov alebo správy verzií a zabezpečuje, že distribuované tímy budú mať vždy prístup ku konzistentným, aktuálnym finančným informáciám.
Ako nastaviť QuickBooks Online pre vzdialené tímy
Vyberte si správny plán predplatného. Vyberte plán QuickBooks Online, ktorý podporuje počet používateľov, ktorých váš tím vyžaduje, a obsahuje funkcie, ktoré potrebujete. Priraďte správcu spoločnosti. Určte správcu, ktorý bude spravovať používateľské účty, povolenia a pripojené aplikácie. Vytvorte používateľské účty s vhodnými úrovňami prístupu. Pridajte každého člena tímu s vlastným prihlasovacím menom a priraďte mu príslušné povolenia na základe rolí, ktoré zodpovedajú jeho povinnostiam. Overte kompatibilitu prehliadača a zariadenia. Potvrďte, že všetci používatelia majú podporované prehliadače (napr. Chrome, Firefox, Safari, Edge) a spoľahlivé internetové pripojenie. Pripojte bankové účty a integrácie. Prepojte informačné kanály bánk, spracovateľov platieb a obchodné platformy, aby všetci pracovali s rovnakými údajmi o transakciách. V prípade potreby migrujte existujúce údaje. Importujte svoju účtovú osnovu, zoznamy zákazníkov a dodávateľov a históriu transakcií, ak prechádzate z iného systému. Povoliť verifikáciu v dvoch krokoch. Aktivujte dvojfaktorové overenie pre všetkých používateľov, aby ste pridali základnú úroveň zabezpečenia pre vzdialený prístup. Kontrolujte a monitorujte denníky auditu. Pomocou vstavaného protokolu auditu môžete sledovať aktivitu používateľov, sledovať zmeny a udržiavať dohľad nad vaším distribuovaným tímom.
Tabuľka matice povolení
Povolenia na základe rolí určujú, čo môže každý člen tímu vidieť a robiť v QuickBooks Online.
Rola používateľaÚroveň prístupuSprávca spoločnostiÚplný prístup k nastaveniam, používateľom a všetkým finančným údajomŠtandardné zadávanie a kontrola používateľských transakcií na základe pridelených povolení Len prehľadyZobraziť finančné výkazy bez možností úprav Iba sledovanie časuZadajte čas a výdavky, ale nemáte prístup k iným finančným údajom
Príklady povolení na základe rolí, čo môžu ľudia dosiahnuť s QuickBooks online
Príklad použitia
Marketingová agentúra so zamestnancami v troch mestách používa QuickBooks Online na spoločnú správu financií. Účtovník v Manchestri zadáva faktúry a odsúhlasuje transakcie. Finančný manažér v Londýne kontroluje a schvaľuje záznamy pomocou povolení na základe rolí. Majiteľ agentúry počas cestovania sleduje cash flow cez mobilnú aplikáciu.
Keďže všetky údaje sú uložené v jednom cloudovom systéme, nie je potrebné posielať tabuľky e-mailom, čakať na nahranie súborov alebo pracovať s neaktuálnymi informáciami. Keď účtovník aktualizuje faktúru, manažér túto zmenu okamžite uvidí.
Kontrolný zoznam integrácie
Pripojenie bankových informačných kanálov pre automatický import transakcií Prepojenie platobných procesorov (napr. PayPal, Stripe, Square) na sledovanie výnosov Pridajte integrácie elektronického obchodu (napr. Shopify, WooCommerce, Amazon), ak sú k dispozícii Synchronizácia nástrojov na správu výdavkov a zaznamenávanie potvrdení Overte, či sa importované údaje správne priraďujú k vašej účtovnej osnove Potvrďte, že všetky pripojené aplikácie používajú zabezpečené protokoly overovania Naplánujte si pravidelné kontroly protokolov integračných aktivít
Osvedčené postupy a úskalia
Priraďte jednotlivé prihlasovacie údaje každému členovi tímu namiesto zdieľania poverení Kontrola a aktualizácia povolení vždy, keď členovia tímu zmenia roly alebo odídu Povoliť dvojfaktorovú autentifikáciu pre všetkých používateľov, ktorí narábajú s finančnými údajmi Udržujte prehliadače a operačné systémy aktualizované, aby bola zachovaná bezpečnosť a kompatibilita Školenie zamestnancov, ako používať denník auditu na sledovanie zmien a identifikáciu nezrovnalostí
QuickBooks FAQ
Ako sa QuickBooks Online líši od vzdialeného používania QuickBooks Desktop?
QuickBooks Online beží výhradne v prehliadači s údajmi uloženými na cloudových serveroch Intuit. Viacerí používatelia môžu pracovať súčasne so zmenami, ktoré sa objavujú v reálnom čase. QuickBooks Desktop vyžaduje lokálnu inštaláciu na každom počítači a na vzdialený prístup zvyčajne potrebuje softvér vzdialenej pracovnej plochy alebo hostingové služby tretích strán. Verzie pre stolné počítače vyžadujú manuálne zdieľanie súborov alebo konfiguráciu siete pre prístup viacerých používateľov, zatiaľ čo QuickBooks Online to rieši automaticky.
Je QuickBooks Online bezpečný pre prácu s účtovníctvom na diaľku?
Áno, ak je správne nakonfigurovaný. Intuit používa štandardné šifrovanie TLS na ochranu údajov pri prenose a v pokoji. Platforma zahŕňa procesy zabezpečeného prihlasovania, automatické aktualizácie zabezpečenia a protokol auditu, ktorý zaznamenáva všetky akcie používateľov. Na zvýšenie bezpečnosti by tímy mali povoliť dvojfaktorové overenie, používať silné jedinečné heslá a pravidelne kontrolovať prístupové povolenia.
Môže v QuickBooks Online pracovať viacero ľudí súčasne?
áno. QuickBooks Online podporuje simultánny prístup viacerých používateľov, pričom zmeny sa synchronizujú v reálnom čase vo všetkých reláciách. Povolenia na základe rolí určujú, čo môže každý používateľ zobraziť alebo upraviť, čím sa predchádza konfliktným zmenám a znižuje sa riziko náhodnej úpravy údajov.
Potrebujú vzdialené tímy ďalšie softvérové nástroje na používanie QuickBooks Online?
Nie je potrebný žiadny ďalší účtovný softvér. QuickBooks Online beží výhradne vo webovom prehliadači, takže tímy potrebujú iba podporované zariadenie a internetové pripojenie. Mnohé organizácie však implementujú doplnkové bezpečnostné nástroje, ako sú správcovia hesiel pre ukladanie poverení alebo VPN pre bezpečné sieťové pripojenia ako súčasť svojich širších zásad práce na diaľku.
Tento obsah platia uvedené značky. Digitálne trendy úzko spolupracujú s inzerentmi na zvýraznení ich produktov a služieb našim čitateľom. Aj keď je tento článok informatívny a nezaujatý, odráža dôkladnú kontrolu faktov zo strany nášho tímu, aby sme zaistili presnosť. Náš tím špecializovaných partnerstiev, nie externí inzerenti, vytvára všetok značkový obsah interne. Pre viac informácií o našom prístupe k značkovému obsahu kliknite sem.
