Tento príspevok vám prinášame v platenom partnerstve s QuickBooks
Malé podniky efektívne spravujú zásoby tým, že udržujú dostatok zásob na uspokojenie dopytu a zároveň sa vyhýbajú nadmernému zásobovaniu. Za týmto účelom sledujú, čo je po ruke, čo sa predáva a kedy je potrebné zmeniť objednávku pomocou jednoduchých pravidiel a pravidelných prehľadov.
Softvér ako QuickBooks môže pomôcť malým podnikom spravovať zásoby presnejšie as menšou manuálnou námahou zaznamenávaním nákupov a predajov, sledovaním stavu zásob a identifikáciou nízkych alebo pomaly sa pohybujúcich položiek.
Kľúč so sebou
Efektívna správa zásob zabraňuje skladom a nadmernému zásobovaniu, čo pomáha chrániť peňažný tok
Na uchovávanie zoznamov položiek, pohybov a základných pravidiel zmeny poradia by sa mal používať jeden spoľahlivý systém
QuickBooks môže fungovať ako tento systém, ktorý pomáha malým podnikom efektívne spravovať zásoby
Čo je riadenie zásob pre malé podniky?
Efektívne riadenie zásob znamená uspokojenie dopytu zákazníkov s čo najmenším plytvaním peniazmi, časom a priestorom. V praxi to znamená presné sledovanie zásob, pochopenie toho, ktoré položky sa pohybujú rýchlejšie alebo pomalšie ako ostatné, a stanovenie jednoduchých pravidiel o tom, kedy je potrebné doobjednať a uchovať si veľa zásob.
Cieľom je zabrániť vypredaniu a preplneniu zásob a zároveň udržať proces zvládnuteľný pre malý tím.
Ako efektívne riadiť zásoby
Rozhodnite sa, ktoré položky je potrebné sledovať: Začnite tým, že sa zameráte na produkty, ktoré zabezpečujú väčšinu vášho predaja alebo sa ťažko nahradia. Chyby súvisiace s týmito položkami budú mať najväčší vplyv na vašu hotovosť a spokojnosť zákazníkov. Vytvorte prehľadný zoznam zásob so základnými podrobnosťami o položke: Priraďte každej položke jedinečný názov alebo kód, mernú jednotku a jednoduchú kategóriu, aby ste mohli pri kontrole zásob a predaja zoskupiť súvisiace položky. V QuickBooks možno tieto informácie nájsť v zozname produktov a služieb. Vyberte si jeden spoľahlivý systém na sledovanie množstiev a hodnoty: Môžete použiť tabuľkový procesor, vyhradený systém správy zásob alebo účtovný softvér s funkciami správy zásob. Niektoré plány QuickBooks (napríklad Online Plus a Online Advanced) vám umožňujú zapnúť sledovanie zásob (v nastaveniach) a nastaviť položky ako inventár, neinventár alebo služby, aby ste mohli sledovať, čo kupujete, predávate a máte po ruke. Vždy zaznamenávajte nákupy a predaje v tom istom systéme: Efektívna správa zásob sa spolieha na jednorazové zaznamenávanie pohybov zásob konzistentným spôsobom. QuickBooks automaticky aktualizuje množstvá a účtovné položky, keď zadávate účty, faktúry a potvrdenia o predaji pre položky zásob, takže nepotrebujete samostatné tabuľky zásob. Aktualizuje tiež množstvo v objednávke pre inventár na objednávku, ktorý však ešte nebol prijatý (s plánmi Plus a Advanced). Nastavte si jednoduché body pre zmenu objednávky, ktoré vám pomôžu pri nákupných rozhodnutiach: Bod zmeny objednávky je stav zásob, kde je najefektívnejšie zadať novú objednávku, berúc do úvahy dodaciu dobu a bezpečnosť zásob. QuickBooks (v plánoch Plus/Advanced) môže ukladať body za objednanie a označiť položky, ktoré sú nízke alebo vypredané, aby ste si ich mohli prezrieť, rozhodnúť o prioritách a vytvoriť objednávky skôr, ako sa minú. Pomocou prehľadov identifikujte vzory a upravte ich podľa potreby: Pravidelne kontrolujte, ktoré položky sa predávajú rýchlo alebo sa pohybujú pomaly a koľko hotovosti máte na sklade. Prehľady inventára a predaja QuickBooks vám môžu ukázať množstvo po ruke, položky na doobjednanie a hodnotu inventára, takže môžete upraviť veľkosti objednávok alebo znížiť výkony so slabými výsledkami. Kontrolujte procesy a nástroje, ako vaša firma rastie: S nárastom objemu objednávok alebo predajných kanálov skontrolujte, či vaša súčasná kombinácia tabuliek, softvéru a/alebo inventárových aplikácií stále funguje pre vašu firmu. Napríklad škálovanie podnikov môže začať jednoducho a potom pripojiť QuickBooks k špecializovanejším inventárovým nástrojom, keď sa ich potreby stanú zložitejšími.
Základné princípy efektívneho riadenia zásob pre malé podniky
PrincípPríkladUdržujte si presný prehľad o tom, čo máte Udržiavajte jeden zoznam položiek a sledujte množstvo po ruke v jednom hlavnom systéme. Objednávajte v správnom čase, nie príliš skoro ani neskoro. používajte zoznam alebo upozornenia s nízkymi skladovými zásobamiNekopírujte údaje manuálne Zaznamenajte nákupy a predaj raz (použite štandardný formulár pre oba, ak používate QuickBooks)Identifikujte položky, ktoré napomáhajú alebo poškodzujú peňažný tok Pred opätovným objednaním skontrolujte správy o rýchlom a pomalom pohybe, ako aj hodnotu zásob
Táto tabuľka ukazuje efektívne princípy riadenia zásob s príkladmi, ako ich aplikovať.
Prípad použitia QuickBooks: uplatňovanie princípov efektívneho riadenia zásob
Malý obchod s domácimi potrebami sa chce vyhnúť prázdnym regálom a hromadeniu škatúľ v skladoch. Majiteľ presúva kľúčové produkty z tabuľky Excel do aplikácie QuickBooks Online, ktorú už používajú na účtovníctvo malých podnikov.
Importujú svoj zoznam produktov z tabuľky, vyberajú typy inventárnych položiek a zaznamenávajú nákupy a predaje prostredníctvom štandardných formulárov. Množstvá sa teraz aktualizujú automaticky, upozornenia na nízke zásoby informujú majiteľa o tom, kedy je potrebné doobjednať najpredávanejšie produkty, a prehľady zásob zvýrazňujú pomaly sa pohybujúce linky, ktoré je potrebné znížiť alebo ukončiť.
Majiteľ trávi menej času manuálnym počítaním zásob, čo znamená viac času obsluhovať zákazníkov a plánovať budúcnosť podniku.
Kontrolný zoznam: nastavenie správy zásob v QuickBooks
Vyberte si plán QuickBooks Online s funkciami zásob Zapnite sledovanie zásob alebo zásob v nastaveniach Importujte produkty a služby z Excelu alebo CSV pomocou Import údajov Importujte zákazníkov a dodávateľov, aby boli pripravení na nákup a predajné položky Nastavte každú položku ako inventár, neinventár alebo službu podľa toho, ako ju používate Zaznamenávajte nákupy a potvrdenky pre položky inventára, aby ste mali presné množstvá po ruke Pravidelne zaznamenávajte všetky predaje položiek zásob pomocou faktúr alebo potvrdení o predaji pravidelne kontrolujte položky na sklade (aplikácie s upozornením na nákup a nakupovanie Nastavte kľúčové body objednávateľa nákupov Connector) na synchronizáciu objednávok a súvisiacich údajov Spúšťajte pravidelné prehľady inventára a predaja na podporu rozhodovania o objednávaní a cenách
Osvedčené postupy a úskalia
Uprednostňujte položky s vysokým vplyvom: Najprv sledujte a kontrolujte najpredávanejšie, než sa začnete obávať malých riadkov. Nespoliehajte sa len na pamäť: Namiesto hádania, kedy nakúpiť, používajte prednastavené body pre objednávanie, pravidelné správy alebo automatické upozornenia Vyhnite sa dvojitému zadávaniu: Vyberte si jeden systém na správu zásob a uistite sa, že cez neho prechádzajú všetky nákupy a predaje. Pravidelne kontrolujte správy, nielen na konci roka: Predbehnite zásoby, nadmerné zásoby a zastarané položky. Aktualizujte svoj proces s rastom: S rastom objemu a kanálov zvážte prechod z tabuľkového procesora na systém, ako je QuickBooks, a pri škálovaní zvážte pripojenie vyhradenej aplikácie pre inventár.
Často kladené otázky o správe zásob
Čo znamená efektívne riadenie zásob pre malé podniky?
Efektívne riadenie zásob znamená udržiavanie dostatočného množstva zásob na uspokojenie dopytu bez viazania príliš veľkého množstva hotovosti alebo skladovacieho priestoru. Pre malé podniky to zvyčajne zahŕňa sledovanie množstiev, nastavenie základných bodov pre objednávanie, kontrolu modelov predaja a používanie softvéru na správu zásob, takže aktualizácie sú presné a nezávisia od pamäte jednej osoby.
Kedy by mali malé podniky prejsť od tabuliek k softvéru na správu zásob?
Jednoduchá tabuľka môže stačiť, ak máte malý sortiment produktov, jeden alebo dva predajné kanály a nízky objem objednávok, pokiaľ ju budete aktualizovať. S rastom produktových radov, objednávok alebo zamestnancov môže softvér na správu zásob alebo špecializovaná aplikácia na správu zásob znížiť počet chýb a manuálnu prácu.
Ako môže QuickBooks pomôcť pri efektívnej správe zásob?
QuickBooks vám môže pomôcť tým, že bude sledovať množstvo po ruke, položky, ktoré sú nízke na základe úrovní objednávok, a hodnotu zásob ako súčasť vašich účtov, keď si vyberiete plán, ktorý zahŕňa funkcie zásob. Prepája zmeny zásob so záznamami o nákupe a predaji, takže máte jeden konzistentný pohľad.
Tento obsah platia uvedené značky. Digitálne trendy úzko spolupracujú s inzerentmi na zvýraznení ich produktov a služieb našim čitateľom. Aj keď je tento článok informatívny a nezaujatý, odráža dôkladnú kontrolu faktov zo strany nášho tímu, aby sme zaistili presnosť. Náš tím špecializovaných partnerstiev, nie externí inzerenti, vytvára všetok značkový obsah interne. Pre viac informácií o našom prístupe k značkovému obsahu kliknite sem.
