Za odkazy na tejto stránke môžeme získať províziu.
Hlavnou zložkou produktivity je uprednostňovanie vašich každodenných povinností a ich riešenie v poradí, ktoré dáva zmysel, a preto sú zoznamy úloh také dôležité. Zvyčajne navrhujem použiť Eisenhowerovu maticu, ktorá vám pomôže vizuálne zoradiť úlohy podľa toho, ako sú naliehavé a dôležité, ale existuje aj iný spôsob: metóda ABCDE, ktorá pochádza z knihy Eat That Frog!: 21 skvelých spôsobov, ako zastaviť prokrastináciu a urobiť viac za menej času od Briana Tracyho. Je zrejmé, že jedenie žaby – alebo vykonávanie svojej najväčšej a najnáročnejšej úlohy každý deň ako prvé – je jedným zo spôsobov, ako sa vysporiadať s dennými povinnosťami, ale veľmi dôležité je aj štrukturovanie toho, ako urobíte zvyšok. Tu je návod, ako to funguje.
Čo je ABCDE metóda produktivity?
Metóda ABCDE je jednoduchý spôsob, ako kategorizovať čokoľvek, čo potrebujete urobiť, a zistiť, ktoré veci sú najnaliehavejšie, najnáročnejšie a najrelevantnejšie. Jeho použitie môže byť solídnym prvým krokom k zostaveniu zoznamu úloh, najmä ak sa riadite modelom, akým je zoznam 1-3-5, ktorý vyžaduje, aby ste každý deň vykonali jednu veľkú úlohu, tri stredne veľké a päť malých. Zistenie veľkých, stredných a malých úloh je vlastne úloha sama o sebe (ale nepočíta sa ako jedna z piatich, prepáčte).
Tento prístup je o niečo jednoduchší ako podobné techniky stanovenia priorít, pretože je subjektívnejší. Keď plánujete svoj deň, každú úlohu, ktorá je pred vami, ohodnotíte. Najprv si napíšte všetko, čo musíte urobiť. Môže to byť zoznam vašich úloh na daný deň, týždeň alebo mesiac – nakoniec to všetko vyradíte. Potom im dajte známku na základe tohto prehľadu:
A je pre najdôležitejšie úlohy, ako čokoľvek, čo bude mať následky, ak sa to nesplní. Toto sú „žabacie“ úlohy, ktoré si budú vyžadovať zdroje a čas, ale môžu to byť aj niečo, čo nezaberie veľa času, no s tým je spojený vysoký trest za zlyhanie, ako je zaplatenie účtu načas.
Úlohy B sú tie, ktoré je tiež potrebné vykonať, ale nebudú mať také vážne dôsledky, ak sa nevykonajú okamžite. Viete, že ich musíte v určitom bode urobiť (aby sa nezvýšili do naliehavosti úlohy A), ale máte malý priestor na pohyb. Ak máte o mesiac opravnú skúšku, učiť sa na ňu teraz môže byť úlohou B, ale ak budete čakať príliš dlho, rýchlo sa z nej stane A.
Úlohy C nemajú žiadne dôsledky za to, že sa neurobili, ale sú veci, o ktoré by bolo dobré sa postarať. Úloha C môže byť pre mňa odpoveďou na ponuku PR, aby som povedal, že nemám záujem viesť rozhovor s ich klientom. Nepotreboval som to urobiť, ale je to pekná vec, ktorá udržiava profesionálny vzťah priateľský. (Naopak, úlohou B by bolo odpovedať niečiemu reklamnému agentovi hneď, keď sa snaží určiť čas na rozhovor. Úlohou A by bolo urobiť rozhovor.)
Úlohy D sú čokoľvek, čo môžete delegovať na niekoho iného. Osoba, ktorej to dáte, by nemala mať žiadne úlohy A alebo B, od ktorých to vezme; malo by to byť pre nich prioritou, aj keď to pre vás nie je dôležité alebo jednoducho niečo, čomu veríte, že to urobia správne. Tu je to trochu subjektívne a nemusí to fungovať pre každého. Ak ste manažér v práci alebo dospelý vo vašej domácnosti, je to dosť jednoduché, ale ak pracujete na osobných úlohách, nie je to vždy relevantné. Tu môžete myslieť trochu abstraktnejšie, ak vám to pomôže. Niekedy, keď mám veľa bielizne, som príliš zaneprázdnený a hraničí to s úlohou A, v skutočnosti to zmením na úlohu D tak, že zavolám odvoz a donášku. Myslite na veci, ktoré môžete zadať externe, aj keď nie ste práve v pozícii „delegovať“. Dokonca aj úloha A alebo B, ako napríklad „naplánujte si večerné jedlo“ alebo „vyčistite dom“, by mohla byť úlohou D, ak si môžete objednať pizzu alebo najať upratovačku. Buďte otvorení tomu, aby ste medzi všetkým na vašom zozname videli úlohy D, aj keď to chce trochu cviku, pretože to otvára cestu pre viac A a B.
Úlohy E sú tie, ktoré úplne eliminujete. Ak neslúžia absolútne žiadnemu účelu, nemajú s nimi spojené žiadne dôsledky alebo vás môžu dokonca vyviesť z kurzu, jednoducho ich nerobte. Toto je však pomerne relatívna známka: Povedzte, že ste chceli ísť do obchodu s potravinami a vyskúšať dnes večer nový recept, ale nemáte čas. Jedla máte doma dosť, takže nepotrebujete ani výdaj. Tentoraz je dobré to odstrániť, ale keď miniete všetko svoje jedlo, výlet do obchodu s potravinami sa vráti späť na zoznam na vyššej pozícii. Ostatné E úlohy sa už nikdy nemusia objaviť; sú jednoducho bezvýznamné. Ignorujte ich, aby ste znížili tlak na seba. Dokonca aj udelenie povolenia nerobiť veci môže byť hlavnou motiváciou a je to samostatná metóda produktivity.
Ako som povedal, je to trochu subjektívne a môže chvíľu trvať, kým sa naučíte presne kategorizovať svoje úlohy. Existujú aj iné, intenzívnejšie spôsoby uprednostňovania svojich každodenných povinností a ak máte problémy s hodnotením svojich úloh, možno budete musieť vyskúšať niečo trochu viac zamerané na údaje. Cieľom je byť rýchly a efektívny, aby ste sa mohli prestať stresovať tým, čo treba urobiť, potom si to uprednostniť a začať to robiť.
Použite triedy ABCDE, aby ste boli produktívnejší
Keď bude každej úlohe pridelená známka, začnite plánovať svoj deň (a týždeň a mesiac). Tu je zoznam úloh 1-3-5: Jedna veľká úloha by mala byť úloha A, niečo, čo je naliehavé a včasné a/alebo si vyžaduje veľké zdroje a zameranie. Tri stredne veľké úlohy môžu zahŕňať menšiu úlohu A, ale s najväčšou pravdepodobnosťou to budú úlohy B. Pre päť menších úloh pozbierajte zvyšné známky B a ak chcete, Cs.
Čo sa týka vecí na úrovni D, outsourcing a ich koordinácia môžu stále vyžadovať dostatok práce na to, aby sa delegovanie kvalifikovalo ako jedna z vašich piatich menších úloh, ale závisí to od toho, koľko úsilia to skutočne vyžaduje a ako vyzerá zvyšok vášho dňa. Nestrieľajte posla, ale možno sa budete musieť vrátiť k úlohe C, aby ste sa postarali o delegáciu. Známky E sa dajú len prečiarknuť. Pokračujte a odstráňte ich alebo ich vyčiarknite. Bude to dobrý (a produktívny) pocit, ak im túto definitívnosť prijmete.
Čo si myslíte doteraz?
Keď si usporiadate, ktoré úlohy sú potrebné pre daný deň, pozrite sa dopredu na týždeň a uistite sa, že máte na pamäti všetky povinnosti na úrovni B a presuňte ich na deň, ktorý vám vyhovuje, ak v daný deň nemáte čas. Ak ich odložíte, veľmi rýchlo sa premenia na As.
Ako vždy, spoľahnite sa na timeboxing, aby ste si naplánovali deň odtiaľ. Vyčleňte si čas na každú úlohu vo svojom kalendári, čím si doprajte najviac času na hlavné povinnosti na úrovni A a menej a menej času na úlohy B a C. Nerobte viac vecí naraz; namiesto toho robte každú vec v poradí, začnite tým, že zjete žabu a prejdete cez ostatné veci jednu po druhej, kým nie sú hotové. (Výnimkou je, že ak delegujete úlohy, snažte sa to urobiť včas, aby mala druhá osoba čas dokončiť prácu na úrovni A alebo B.)
Odstupňovanie vašich povinností je jednoduchý spôsob, ako na ne získať perspektívu a posilniť váš pocit naliehavosti okolo nich, čo vás núti byť produktívnejšími. Ak to všetko dostanete do zoradeného zoznamu, získate štruktúru a smer, stratíte menej času počas dňa a po dokončení budete mať pocit úspechu, čo je samo o sebe výhrou v produktivite.
